แม่แบบรายงานการประชุม พร้อมตัวอย่าง (สาธิต)
อ้างอิง TOR: ข้อ 4.9.1 (จัดประชุมและจัดทำรายงานการประชุมส่งมหาวิทยาลัยภายใน 7 วันทำการนับจากวันประชุม), ข้อ 7.1.5 และข้อ 7.2.9 (รายงานการประชุมเป็นส่วนหนึ่งของผลผลิตประจำงวด)
สถานะเอกสาร: เอกสารนี้เป็น แม่แบบ สำหรับใช้ตลอดโครงการ และมีตัวอย่างการกรอก 1 ฉบับในส่วนที่ 3 ซึ่งเป็น ตัวอย่าง (สาธิต) เท่านั้น ยังไม่มีการประชุมจริงระหว่างผู้รับจ้างกับมหาวิทยาลัยเกิดขึ้น ชื่อบุคคล วันที่ และมติในตัวอย่างเป็นข้อมูลสมมติเพื่อแสดงวิธีการบันทึก
1. แนวปฏิบัติในการจัดทำรายงานการประชุม
- กำหนดส่ง: ผู้รับจ้างส่งรายงานการประชุมให้มหาวิทยาลัยภายใน 7 วันทำการนับจากวันประชุม (ไม่นับวันเสาร์ อาทิตย์ และวันหยุดราชการ)
- ผู้จัดทำ: Project Manager หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้จดบันทึก และ Project Manager เป็นผู้ตรวจทาน
- การรับรอง: ผู้ประสานงานโครงการฝ่ายมหาวิทยาลัยพิจารณาและแจ้งแก้ไขภายใน 5 วันทำการหลังได้รับ หากไม่มีข้อแก้ไขถือว่ารับรอง และนำเข้ารับรองอย่างเป็นทางการในการประชุมครั้งถัดไป
- รูปแบบไฟล์: ไฟล์ PDF พร้อมไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้ (ข้อ 7.5) ตั้งชื่อไฟล์
MoM-<ครั้งที่>-<ปปปปดดวว>โดยใช้ปีพุทธศักราช - การติดตามมติ: ทุกมติที่ต้องดำเนินการต้องมีผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จ และถูกติดตามในวาระ "เรื่องสืบเนื่อง" ของการประชุมครั้งถัดไปจนกว่าจะปิด
- ข้อมูลที่เป็นความลับ: รายงานการประชุมถือเป็นข้อมูลภายใต้ข้อตกลงรักษาความลับ (ข้อ 13) ห้ามเผยแพร่ต่อบุคคลภายนอก
- การจัดเก็บ: รวบรวมรายงานการประชุมทุกฉบับเป็นภาคผนวกของรายงานสรุปประจำงวด (ข้อ 4.9.3)
1.1 ประเภทการประชุมในโครงการ
| ประเภท | ความถี่ | วัตถุประสงค์ | ผู้เข้าร่วมหลัก |
|---|---|---|---|
| ประชุมเปิดโครงการ (Kick-off) | ครั้งเดียว | ยืนยันขอบเขต แผนงาน ช่องทางสื่อสาร | คณะกรรมการตรวจรับ ผู้ประสานงาน ทีมผู้รับจ้าง |
| ประชุมติดตามความก้าวหน้า | อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง | รายงานความก้าวหน้า ความเสี่ยง ปัญหา | ผู้ประสานงาน PM หัวหน้างาน |
| ประชุมรวบรวม/ยืนยันความต้องการ | ตามแผนงวดที่ 1 | รวบรวมความต้องการและทบทวน SRS | ผู้ใช้ตัวแทน BA UX/UI |
| ประชุมทบทวนทางเทคนิค | ตามความจำเป็น | สถาปัตยกรรม Cloud ข้อมูล ความปลอดภัย | ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ Tech Lead |
| ประชุมทบทวนผลประเมิน AI | หลังการประเมินแต่ละรอบ | ทบทวนผล Benchmark รายข้อ | ผู้ทรงคุณวุฒิ AI Engineer |
| ประชุมตรวจรับงวดงาน | สิ้นแต่ละงวด | นำเสนอผลผลิตและสาธิตระบบ | คณะกรรมการตรวจรับ ทีมผู้รับจ้าง |
2. แม่แบบรายงานการประชุม
รายงานการประชุม โครงการจ้างพัฒนาระบบแชตบอตปัญญาประดิษฐ์เฉพาะทางพระพุทธศาสนาและเว็บไซต์
| รายการ | รายละเอียด |
|---|---|
| ครั้งที่ | <ลำดับ>/<ปี พ.ศ.> |
| ประเภทการประชุม | <Kick-off / ติดตามความก้าวหน้า / เทคนิค / ตรวจรับงวด / อื่น ๆ> |
| วันที่ | <วัน เดือน พ.ศ.> |
| เวลา | <เริ่ม>–<สิ้นสุด> น. |
| สถานที่/ช่องทาง | <ห้องประชุม / ระบบประชุมออนไลน์> |
| ประธานการประชุม | <ชื่อ ตำแหน่ง> |
| ผู้จดบันทึก | <ชื่อ ตำแหน่ง> |
| กำหนดส่งรายงาน (7 วันทำการ) | <วัน เดือน พ.ศ.> |
| วันที่ส่งรายงานจริง | <วัน เดือน พ.ศ.> |
ผู้เข้าประชุม
| ลำดับ | ชื่อ-สกุล | ตำแหน่ง/หน่วยงาน | ฝ่าย |
|---|---|---|---|
| 1 | <ชื่อ> | <ตำแหน่ง> | มหาวิทยาลัย |
| 2 | <ชื่อ> | <ตำแหน่ง> | ผู้รับจ้าง |
ผู้ไม่เข้าประชุม (ถ้ามี): <ชื่อ เหตุผล>
วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
<สาระสำคัญ>
วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน
<รับรองโดยไม่มีข้อแก้ไข / รับรองโดยมีข้อแก้ไข ดังนี้ ...>
วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง (ติดตามมติครั้งก่อน)
| รหัสมติ | เรื่อง | ผู้รับผิดชอบ | กำหนดเสร็จ | สถานะ |
|---|---|---|---|---|
<A-xx> | <เรื่อง> | <ผู้รับผิดชอบ> | <วันที่> | <เสร็จ/ดำเนินการ/ล่าช้า> |
วาระที่ 4 เรื่องเพื่อทราบ
<ความก้าวหน้าเทียบแผน สถานะ Milestone ผลการทดสอบ/ประเมิน>
วาระที่ 5 เรื่องเพื่อพิจารณา
| ลำดับ | ประเด็น | ข้อมูลประกอบ | มติที่ประชุม |
|---|---|---|---|
| 5.1 | <ประเด็น> | <สรุป> | <มติ> |
วาระที่ 6 ความเสี่ยงและปัญหาอุปสรรค
<ความเสี่ยงใหม่ การเปลี่ยนแปลงระดับความเสี่ยง อ้างรหัสในทะเบียนความเสี่ยง>
วาระที่ 7 เรื่องอื่น ๆ
<ถ้ามี>
สรุปมติและงานที่ต้องดำเนินการ (Action Items)
| รหัสมติ | งานที่ต้องดำเนินการ | ผู้รับผิดชอบ | กำหนดเสร็จ |
|---|---|---|---|
<A-xx> | <งาน> | <ผู้รับผิดชอบ> | <วันที่> |
กำหนดการประชุมครั้งถัดไป: <วัน เดือน พ.ศ. เวลา สถานที่>
| ผู้จดรายงานการประชุม | ผู้ตรวจรายงานการประชุม | ผู้รับรองฝ่ายมหาวิทยาลัย |
|---|---|---|
<ลงชื่อ> | <ลงชื่อ> | <ลงชื่อ> |
<ตำแหน่ง> | Project Manager | <ตำแหน่ง> |
3. ตัวอย่าง (สาธิต): รายงานการประชุมเปิดโครงการ
ตัวอย่าง (สาธิต) — ข้อมูลทั้งหมดในส่วนนี้เป็นข้อมูลสมมติเพื่อแสดงวิธีกรอกแม่แบบ ไม่ใช่บันทึกของการประชุมที่เกิดขึ้นจริง วันที่ใช้ตามวันที่สมมติในแผนดำเนินงาน (วันเริ่มสัญญา 1 ตุลาคม พ.ศ. 2569)
รายงานการประชุม โครงการจ้างพัฒนาระบบแชตบอตปัญญาประดิษฐ์เฉพาะทางพระพุทธศาสนาและเว็บไซต์
| รายการ | รายละเอียด |
|---|---|
| ครั้งที่ | 1/2569 |
| ประเภทการประชุม | ประชุมเปิดโครงการ (Kick-off) |
| วันที่ | 8 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| เวลา | 09.30–11.30 น. |
| สถานที่/ช่องทาง | ห้องประชุมของมหาวิทยาลัย (ระบุเมื่อประชุมจริง) และระบบประชุมออนไลน์ |
| ประธานการประชุม | (ประธานคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ — ระบุชื่อเมื่อประชุมจริง) |
| ผู้จดบันทึก | (Business Analyst ของผู้รับจ้าง — ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) |
| กำหนดส่งรายงาน (7 วันทำการ) | 20 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| วันที่ส่งรายงานจริง | 14 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
ผู้เข้าประชุม
| ลำดับ | ชื่อ-สกุล | ตำแหน่ง/หน่วยงาน | ฝ่าย |
|---|---|---|---|
| 1 | (ระบุชื่อเมื่อประชุมจริง) | ประธานคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ | มหาวิทยาลัย |
| 2 | (ระบุชื่อเมื่อประชุมจริง) | กรรมการตรวจรับพัสดุ | มหาวิทยาลัย |
| 3 | (ระบุชื่อเมื่อประชุมจริง) | ผู้ประสานงานโครงการ | มหาวิทยาลัย |
| 4 | (ระบุชื่อเมื่อประชุมจริง) | ผู้แทนศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ | มหาวิทยาลัย |
| 5 | (ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) | Project Manager | ผู้รับจ้าง |
| 6 | (ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) | AI Engineer | ผู้รับจ้าง |
| 7 | (ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) | Senior Software Engineer | ผู้รับจ้าง |
| 8 | (ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) | UX/UI Designer | ผู้รับจ้าง |
| 9 | (ระบุชื่อเมื่อทำสัญญา) | Business Analyst | ผู้รับจ้าง |
วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ประธานแจ้งวัตถุประสงค์ของโครงการตาม TOR ข้อ 2 และเน้นย้ำว่าระบบต้องตอบโดยมีอ้างอิงที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่ชี้ขาดการตีความหลักธรรม และต้องผ่านเกณฑ์การประเมินตามภาคผนวก ก ข้อ 5.3 จึงจะตรวจรับ
วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน ไม่มี เนื่องจากเป็นการประชุมครั้งแรก
วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง ไม่มี
วาระที่ 4 เรื่องเพื่อทราบ
- ผู้รับจ้างนำเสนอร่างแผนดำเนินงาน 3 งวด (60 วัน ร้อยละ 10 / 240 วัน ร้อยละ 60 / 365 วัน ร้อยละ 30) และ Milestone หลัก
- ผู้รับจ้างแนะนำโครงสร้างทีมงานและช่องทางติดต่อ
- ผู้รับจ้างสาธิตระบบต้นแบบ ได้แก่ หน้าถาม-ตอบ (
/chat) หน้า Dhamma Talk หน้าผู้ดูแลระบบ และหน้าตารางเปรียบเทียบข้อกำหนด (/tor)
วาระที่ 5 เรื่องเพื่อพิจารณา
| ลำดับ | ประเด็น | ข้อมูลประกอบ | มติที่ประชุม |
|---|---|---|---|
| 5.1 | กำหนดการส่งมอบไฟล์เอกสาร 91 เล่ม | ผู้รับจ้างขอไฟล์ตัวอย่างทุกปิฎกเพื่อประเมินคุณภาพ OCR ก่อน (ความเสี่ยง R-01) | มหาวิทยาลัยจะส่งไฟล์ตัวอย่างปิฎกละ 1 เล่มก่อน และระยะแรกให้ใช้ฉบับออนไลน์ตามภาคผนวก ข |
| 5.2 | ชุด Benchmark ฉบับเต็ม | ผู้รับจ้างเสนอแม่แบบ CSV สำหรับ 7 ชุด | เห็นชอบรูปแบบ CSV มหาวิทยาลัยจะมอบหมายผู้ทรงคุณวุฒิจัดเตรียม |
| 5.3 | Cloud และคีย์ LLM API | อยู่นอกวงเงิน มหาวิทยาลัยเป็นผู้จัดหา (ข้อ 4.6.1) | ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศรับไปดำเนินการและแจ้งกำหนดพร้อมใช้ |
| 5.4 | กำหนดการประชุมติดตามประจำเดือน | เสนอสัปดาห์แรกของทุกเดือน | เห็นชอบ |
วาระที่ 6 ความเสี่ยงและปัญหาอุปสรรค ที่ประชุมรับทราบความเสี่ยงระดับสูงมาก 7 รายการตามทะเบียนความเสี่ยง โดยให้ความสำคัญกับ R-01 (คุณภาพไฟล์สแกน) และ R-03 (ผล Benchmark ต่ำกว่าเกณฑ์) เป็นลำดับแรก
วาระที่ 7 เรื่องอื่น ๆ ไม่มี
สรุปมติและงานที่ต้องดำเนินการ (Action Items)
| รหัสมติ | งานที่ต้องดำเนินการ | ผู้รับผิดชอบ | กำหนดเสร็จ |
|---|---|---|---|
| A-01 | ส่งไฟล์ตัวอย่างพระไตรปิฎกและอรรถกถาแปล ปิฎกละ 1 เล่ม | ผู้ประสานงานโครงการ (มหาวิทยาลัย) | 22 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| A-02 | ส่งแม่แบบ CSV ของชุด Benchmark 7 ชุดพร้อมคำอธิบายคอลัมน์ | AI Engineer (ผู้รับจ้าง) | 15 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| A-03 | แจ้งกำหนดความพร้อมของ Cloud สภาพแวดล้อม Dev/Test และคีย์ LLM API | ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ (มหาวิทยาลัย) | 30 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| A-04 | ส่งแผนดำเนินงาน โครงสร้างทีม และแผนความเสี่ยงฉบับปรับปรุงตามข้อสังเกต | Project Manager (ผู้รับจ้าง) | 22 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
| A-05 | นัดประชุมรวบรวมความต้องการกับผู้ใช้ตัวแทน | Business Analyst (ผู้รับจ้าง) | 16 ตุลาคม พ.ศ. 2569 |
กำหนดการประชุมครั้งถัดไป: 5 พฤศจิกายน พ.ศ. 2569 เวลา 09.30 น. (ประชุมติดตามความก้าวหน้า ครั้งที่ 2/2569)
การตรวจสอบกำหนดส่งในตัวอย่าง: ประชุมวันพฤหัสบดีที่ 8 ตุลาคม พ.ศ. 2569 นับ 7 วันทำการ ได้แก่วันที่ 9, 12, 14, 15, 16, 19 และ 20 ตุลาคม (ไม่นับวันเสาร์-อาทิตย์ และไม่นับวันที่ 13 ตุลาคมซึ่งเป็นวันหยุดราชการ) กำหนดส่งจึงไม่เกินวันอังคารที่ 20 ตุลาคม พ.ศ. 2569 เมื่อใช้งานจริงต้องตรวจสอบวันหยุดราชการและวันหยุดชดเชยตามประกาศของทางราชการในปีนั้นทุกครั้ง
4. รายการตรวจสอบก่อนส่งรายงานการประชุม
- ระบุครั้งที่ วันที่ (พ.ศ.) เวลา สถานที่ ครบถ้วน
- รายชื่อผู้เข้าประชุมและตำแหน่งถูกต้อง
- ทุกมติมีผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จ
- มติครั้งก่อนถูกติดตามในวาระเรื่องสืบเนื่องครบทุกรายการ
- อ้างรหัสข้อ TOR หรือรหัสความเสี่ยงในประเด็นที่เกี่ยวข้อง
- ส่งภายใน 7 วันทำการ และบันทึกวันที่ส่งจริง
- ส่งทั้งไฟล์ PDF และไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้